読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

ひよこ図書館

学校司書のブログです。PC豆知識と日誌が主な内容です。

ワード:差し込み印刷

今回は、ワードの差し込み印刷をご紹介します。

f:id:hiyoko_library:20161204155614p:plain 

差し込み印刷とは

ワードの文書内に、特定のデータを入れて印刷することです。

完成図をご覧ください。

f:id:hiyoko_library:20170103230836p:plain

データを入れてあるのは、クラスの部分と名前の部分です。

例えば、名前を入れて配りたい多読賞の賞状が100枚あったとします。

ひとりずつパソコンで名前を打ち込んで印刷するのは大変です。

こんな時に使えるのが「差し込み印刷」です。

準備するもの

・エクセルで作成したデータリスト

・ワードで作成したファイル

 

f:id:hiyoko_library:20170103230837p:plain

※リストに載っているのは、架空の人物です。

このように、出来る限りシンプルなリストがよいです。

どんなデータか分かるように「クラス」「氏名」と先頭行に書いておきます。

のちほど、このエクセルファイルを指定しますので、

リストを保存した場所をよく覚えておいてください。

また、差し込み印刷を設定したファイルを違う場所に移動すると、

再度設定し直すことになります。

何度も使用する予定のものは、保存先をよく考えてから設定しましょう。

f:id:hiyoko_library:20170103230838p:plain

ワードのファイルはどこに何を入れるか決めておきます。

差し込み印刷の設定をしてからでも修正できるので、7割完成程度で十分です。

差し込み印刷の方法

差し込み印刷の開始

エクセル上部にある差し込みというタブから

差し込み印刷の開始をクリック

今回はワード文書に差し込むため、ワードを選択。

f:id:hiyoko_library:20170103230839p:plain

②宛先の選択

「既存のリスト」を使用をクリック

準備したエクセルファイルの場所を指定します。

f:id:hiyoko_library:20170103230840p:plain

③テーブルの選択

エクセルファイル内のどのシートを使うか選択します。

例の画像のように「名簿」などと分かりやすいシート名にしておくとよいです。

 

f:id:hiyoko_library:20170103230841p:plain

 ④差し込みフィールドの挿入

差し込みをしたい場所にカーソルを持っていき、

差し込みフィールドの挿入から選択します。

 

f:id:hiyoko_library:20170103230842p:plain

クラスと氏名が入りました!

差し込み部分のフォントやフォントサイズ、色などは

通常のワードと同じように変更ができます。お好みでどうぞ。

⑤結果のプレビュー

どのように印刷されるのか見ることができます。

リストのデータがきちんと反映されているか確認しましょう。

 

f:id:hiyoko_library:20170103230843p:plain

⑥印刷の方法

差し込み印刷の設定が終わったら、完了ボタンをクリックします。

差し込み印刷はこの文書の印刷というボタンを使って印刷します。

レコードというのはデータの数です。

例えば、100人分のデータをすべて印刷したい時は、すべて。

プレビューで表示しているデータのみを印刷したい時は、現在。

最初から50人目までを印刷したい時は、1と50を入力します。

f:id:hiyoko_library:20170104124239p:plain

 応用編

例えば、4人分をまとめて印刷したい時はこのようなこともできます。

左上から1、2、3、4と数字でリストを作ってもよいのですが、

どこに指定するのか混乱するので、左上、右上などとするようにしています。

f:id:hiyoko_library:20170103230844p:plain

エクセルの名簿はこのようにしました。

f:id:hiyoko_library:20170103230845p:plain

貸出カードを作る時は、

左上◯組、右上◯組という風に組み分けしてもよいですね。

 

さて、いかがだったでしょうか?

広告を非表示にする