ひよこ図書館

学校司書のブログです。PC豆知識と日誌が主な内容です。

エクセル:名簿編集に役立つ関数その2

今回は、進級業務に向けて、名簿編集に役立つ関数その2をご紹介します。

 

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新年度、スタートしましたね。

システムから名簿を出力して、エクセルで編集し、
再度システムに取り込む場合を想定した記事です。
また、各システムによって、名簿の内容や必要なデータ、
エクセルで編集してよい部分、編集してはいけない部分は違います。
お使いのシステムのマニュアルやサポートサイトをよくご覧ください。

 

準備するもの

名簿を編集する前に準備しておくことがあります。

紙媒体で構わないもの

・旧年度の転出生名簿
・旧年度から新年度に向けて苗字が変更になる児童の名簿
・新年度の転入生名簿
・新年度名簿(目視で確認する用)

エクセルファイルが望ましいもの

・新年度名簿 

蔵書管理システムから抽出するデータ

・旧年度名簿

関数の前に…



お使いのシステムは、進級業務前に転出生を削除するものですか?
それとも進級業務後に転出生を削除するものですか?


お使いのシステムは、進級業務前に転入生を登録するものですか?
それとも進級業務後に転入生を登録するものですか?

→どちらも確認の上、次の作業を進めてください。

 

旧年度・新年度の名簿の原本データを保存します。

フォルダはどこでもよいです。万が一の時のためにバックアップのつもりです。


旧年度と新年度の名簿を同じシート内かつ隣に貼り付けて、

旧年度・新年度の名簿をある条件で並び替えをします。

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例では、ふりがなで並び替えをかけました。
※例は適当に作ったものなので、苗字のみですが、
本来はフルネームで並べ替えをします。

 並べ替えをする条件は、

旧年度、新年度、どちらにも同じ値があるもので、人物を見分けられるものがよいです。例えば、どちらにも生年月日が入っているだとか、
個人に機会的に割り振った通し番号があるとか、

そういった場合はそちらでもよいかもしれません。

 

また、作業がしやすい様に

旧年度の名簿と新年度の名簿を色分けするのもよいと思います。

 

並び替えた時点で、だいたい同じ人物が同じ行に並ぶはずです。
ただし、ぱっと見えない部分でズレが生じているはずです。

 

蔵書管理システムのふりがな設定

(ひらがな、カタカナ、全角、半角など)と

もらった新年度名簿のふりがなが違う場合は、こちらの記事に

ふりがな編集について書きました。

合わせてご覧ください。

 

hiyoko-library.hatenablog.jp

 

 IF関数を使う

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ここでは、E列(旧年度ふりがな)とJ列(新年度ふりがな)が

同じ(真の場合)なら空白、

違う時(偽の場合)は、×という式にしました。

関数の入力方法は、左上の関数の挿入からIF関数を選びます。
すべての関数からアルファベット順に探してもよいですし、
関数の分類で論理を選ぶとすぐに見つかります。

 

式の入力方法は、

理論式でE列をクリックして、=(半角で)、さらにJ列をクリック。

真の場合の場所には"   " クオーテーションマークの間にスペースを入れます。

(" は英数入力に切り替えてShiftを押しながら2のボタンを押すと打てます)

偽の場合の場所には必ず✕というわけではなく、
「ズレ」「違う」など

ご自分が分かる文字列や記号を入力されるとよいと思います。


名簿にズレがあった場合(✕が表示された場合)

このように表示されるはずです。

 

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転出した場合

例えば、旧年度にはいた「アイガワさん」が新年度にはいない

新年度は「アイカワ」「アイガワ」と並ぶはずが、

アイガワさんがいないので、アイカワさん以降すべてずれています。

この時の対処法ですが、
エクセル上でアイガワさんを仮に新6年として

進級させてよいシステムなのか、
エクセル上で削除しても構わないシステムなのかは、

マニュアル等をご確認ください。

新年度に転入生がいた場合

「ワダさん」は転入生(という設定)なので、

新名簿に✕がついています。この時の対処法ですが、

エクセル上でワダさんを利用者登録(カード番号を割り振るなど)

してよいシステムなのか、進級業務後に個別に登録するシステムなのかは

マニュアル等をご確認ください。

新年度から苗字が変更になった場合

エクセル上で修正してよいシステムの場合は、修正してください。
エクセル上で名前の変更をしてはいけない場合は、

替えずに、そのままの旧年度の苗字で進級させます。
システムに新年度の名簿を取り込んだ後、苗字を変更してください。

同一苗字、氏名の◯文字目までが同じ児童がいる場合

同じ条件で並び替えをしているはずなのに、
なぜか分かりませんが、並び替えがほんの少しずれることがあります。
その場合は、

エクセル上で注意して学年、クラス、出席番号を組み替えてください。

あと、よくあるののが、氏名の3文字目、4文字目までが

同じ場合に並び替えがずれやすいです。

どういうことかと言いますと、

やまだ たろう     さん
やまだ たろうえもん  さんと
やまだ たろうのすけ  さんという人がいる場合、


エクセルでの並べ替えがうまくいっていない場合があります。

旧年度ではたろう→たろうえもん→たろうのすけで並んでいるのに、
新年度では、たろうえもん→たろう→たろうのすけ とか…。
ぐちゃぐちゃになっていたります。

気をつけて、よく見てください。

編集が終わったら

旧年度と新年度の名簿が完全に隣に並んだら、

印刷した紙媒体の名簿と見比べて、確認します。

確認して間違いがないようなら、

旧年度の名簿部分から必要なデータをコピペし、新年度データに貼り付けます。

(例えば、カード番号など)

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また、編集時に色をつけて塗り分けた部分も透明にし、

関数を入れた部分も関数はすべて削除します。

関数の消し忘れなどでエラーになると大変ですので、

まっさらの新シートに移すとよいでしょう。

 

 さて、いかがだったでしょうか?

今回はかなり需要が少ない記事かもしれませんが、
毎年の苦労していることかなと思いまして。

この方法だと名簿編集が30分程度でできます。

手打ちで入力するよりもずっと速いはずです。

何かのお役に立てれば嬉しいです。