今回は、ワードの差し込み印刷をご紹介します。
差し込み印刷とは
ワードの文書内に、特定のデータを入れて印刷することです。
完成図をご覧ください。
データを入れてあるのは、クラスの部分と名前の部分です。
例えば、名前を入れて配りたい多読賞の賞状が１００枚あったとします。
ひとりずつパソコンで名前を打ち込んで印刷するのは大変です。
こんな時に使えるのが「差し込み印刷」です。
準備するもの
・エクセルで作成したデータリスト
・ワードで作成したファイル
※リストに載っているのは、架空の人物です。
このように、出来る限りシンプルなリストがよいです。
どんなデータか分かるように「クラス」「氏名」と先頭行に書いておきます。
のちほど、このエクセルファイルを指定しますので、
リストを保存した場所をよく覚えておいてください。
また、差し込み印刷を設定したファイルを違う場所に移動すると、
再度設定し直すことになります。
何度も使用する予定のものは、保存先をよく考えてから設定しましょう。
ワードのファイルはどこに何を入れるか決めておきます。
差し込み印刷の設定をしてからでも修正できるので、７割完成程度で十分です。
差し込み印刷の方法
①差し込み印刷の開始
エクセル上部にある差し込みというタブから
差し込み印刷の開始をクリック
今回はワード文書に差し込むため、ワードを選択。
②宛先の選択
「既存のリスト」を使用をクリック
準備したエクセルファイルの場所を指定します。
③テーブルの選択
エクセルファイル内のどのシートを使うか選択します。
例の画像のように「名簿」などと分かりやすいシート名にしておくとよいです。
④差し込みフィールドの挿入
差し込みをしたい場所にカーソルを持っていき、
差し込みフィールドの挿入から選択します。
クラスと氏名が入りました！
差し込み部分のフォントやフォントサイズ、色などは
通常のワードと同じように変更ができます。お好みでどうぞ。
⑤結果のプレビュー
どのように印刷されるのか見ることができます。
リストのデータがきちんと反映されているか確認しましょう。
⑥印刷の方法
差し込み印刷の設定が終わったら、完了ボタンをクリックします。
差し込み印刷はこの文書の印刷というボタンを使って印刷します。
レコードというのはデータの数です。
例えば、１００人分のデータをすべて印刷したい時は、すべて。
プレビューで表示しているデータのみを印刷したい時は、現在。
最初から５０人目までを印刷したい時は、１と５０を入力します。
応用編
例えば、４人分をまとめて印刷したい時はこのようなこともできます。
左上から１、２、３、４と数字でリストを作ってもよいのですが、
どこに指定するのか混乱するので、左上、右上などとするようにしています。
エクセルの名簿はこのようにしました。
貸出カードを作る時は、
左上◯組、右上◯組という風に組み分けしてもよいですね。
さて、いかがだったでしょうか？
