ひよこ図書館

とある学校司書のブログです。本の紹介、学校司書業務に役立つWordやExcelの豆知識など。

エクセル:思い通りに印刷したい!

今回は、エクセルを思い通りに印刷する方法をご紹介します。

 

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本のリスト作成時を例にご紹介します。

 

用紙1枚に印刷したい

「1枚で印刷したいのに、2ページに分かれてしまう」

そんな経験ありませんか?

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そんな時は、印刷プレビューを開きます。

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通常は、拡大縮小なしに設定されています。

このプルダウンをクリックすると、

いくつか設定ボタンがでてきます。

1ページにしたい場合は、

シートを1ページに印刷を選びます。

 

列だけが見切れてしまう場合は、

すべての列を1ページに収めるを選択

行だけが見切れてしまう場合は、

すべての行を1ページに収めるを選択します。

 

ページ区切りを調節したい

「○冊目から2ページ目にしたい」という場合があると思います。

そんな時はエクセル上部の”表示”から

改ページプレビューをクリックします。

※改ページとは、ページをかえる(ページの改行の)ことです

すると、下のような青い点線が出てきます。

これが印刷の切れ目です。

これを動かすと自分で改ページの設定ができます。

 

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改ページは自分好みできますが、

1ページに収めるセルが多いと縮小されすぎて

見えにくくなります。ご注意ください。

 

次のページにも見出しをつけたい

データが何枚にも渡る場合、

見出しがあるととても読みやすくなります。

多分、2ページ目にあたる部分に

自分で行を挿入して見出しをつけている方もいると思いますが、

自動でつけることができます。

 

エクセル上部から”ページレイアウト”を選びます。

印刷タイトルのタイトル行の横にあるボタンを

押すと、タイトル行を選択するバーができます。

そのバーがでたら、印刷タイトルしたい部分をドラックして選択します。

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ちなみに、タイトル行は1行だけとは限りません。

下の画像のように

1行目に学校名、文書名、日付

2行目に書名、出版社、本体価格、税込価格、ISBNなどと入力し、

2行分を印刷タイトルにすることもできます。

タイトル列も設定できるので、必要な場合は設定できます。

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セル外に文字を入れたい

上記で紹介した印刷タイトルの設定が

好みでない方もいらっしゃると思います。

そんな方はヘッダーとフッターの活用をオススメします。

※ページ上部にあるのでヘッダー(頭)

 ページ下部にあるので、フッター(足)と言います。

 

エクセル上部の”ページレイアウト”をクリックします。

クリックしてヘッダーを追加という部分がヘッダーです。

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例えば、ヘッダーに

学校名や文書名、日付などを入れておくとよいと思います。

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フッターにはページ番号を入れると見やすい資料になります。

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ページ番号の入れ方は

ヘッダーまたはフッターで入力したい部分をクリック。

ヘッダーフッターツールが出てきます。

ページ番号をクリックして、スラッシュを入力。

次にページ数のボタンをクリックすると、

○/○というページ表示ができます。

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ヘッダーとフッターの以外な使いみちとしては、

統計データやグラフなどを配布する時に

ヘッダーやフッターに注釈を書き込んで使ったり、

 先生へのお手紙欄としても使えます。

 

 印刷範囲を指定したい

印刷用のためだけに別のリストを作るのも面倒ですよね。

そんな時は印刷範囲の指定を使います。

 

印刷したい部分だけを選択し、

ページレイアウトの印刷範囲をクリック、

印刷範囲の設定をクリックします。

すると、選んだ部分だけが印刷されます。

 

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余白を調節したい

印刷プレビューボタンから余白を調節できます。

標準、広い、狭いなどデフォルトで選べる設定があります。

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ただし、この設定では、左側があいてしまったり、

用紙の中央に印刷されないというデメリットもあります。

 

そこで、”狭い”の少し下、

ユーザー設定の余白をクリックします。

ここでは、数値を自分で入力して、好みの設定にできます。

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例えば、右側に手書きで書き込みたい場合は

右の余白を多めにすると便利です。

 余白をなくすこともできます。

 

ページの中央に配置したい場合は

水平方向、垂直方向にチェックを入れておきます。

 

おまけ

ブック全体を印刷したい時は

印刷プレビューの設定から

ブック全体を印刷をクリックします。

作業中のシートだけでなく、

ブックに保存されたシートが一括で印刷できて楽です。

 

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さて、久しぶりにエクセルの記事を作ってみました。

いかがだったでしょうか。

何かの参考になれば幸いです。