今回は、エクセルを思い通りに印刷する方法をご紹介します。
本のリスト作成時を例にご紹介します。
用紙1枚に印刷したい
「1枚で印刷したいのに、2ページに分かれてしまう」
そんな経験ありませんか?
そんな時は、印刷プレビューを開きます。
通常は、拡大縮小なしに設定されています。
このプルダウンをクリックすると、
いくつか設定ボタンがでてきます。
1ページにしたい場合は、
シートを1ページに印刷を選びます。
列だけが見切れてしまう場合は、
すべての列を1ページに収めるを選択
行だけが見切れてしまう場合は、
すべての行を1ページに収めるを選択します。
ページ区切りを調節したい
「○冊目から2ページ目にしたい」という場合があると思います。
そんな時はエクセル上部の”表示”から
改ページプレビューをクリックします。
※改ページとは、ページをかえる(ページの改行の)ことです
すると、下のような青い点線が出てきます。
これが印刷の切れ目です。
これを動かすと自分で改ページの設定ができます。
改ページは自分好みできますが、
1ページに収めるセルが多いと縮小されすぎて
見えにくくなります。ご注意ください。
次のページにも見出しをつけたい
データが何枚にも渡る場合、
見出しがあるととても読みやすくなります。
多分、2ページ目にあたる部分に
自分で行を挿入して見出しをつけている方もいると思いますが、
自動でつけることができます。
エクセル上部から”ページレイアウト”を選びます。
印刷タイトルのタイトル行の横にあるボタンを
押すと、タイトル行を選択するバーができます。
そのバーがでたら、印刷タイトルしたい部分をドラックして選択します。
ちなみに、タイトル行は1行だけとは限りません。
下の画像のように
1行目に学校名、文書名、日付
2行目に書名、出版社、本体価格、税込価格、ISBNなどと入力し、
2行分を印刷タイトルにすることもできます。
タイトル列も設定できるので、必要な場合は設定できます。
セル外に文字を入れたい
上記で紹介した印刷タイトルの設定が
好みでない方もいらっしゃると思います。
そんな方はヘッダーとフッターの活用をオススメします。
※ページ上部にあるのでヘッダー(頭)
ページ下部にあるので、フッター(足)と言います。
エクセル上部の”ページレイアウト”をクリックします。
クリックしてヘッダーを追加という部分がヘッダーです。
例えば、ヘッダーに
学校名や文書名、日付などを入れておくとよいと思います。
フッターにはページ番号を入れると見やすい資料になります。
ページ番号の入れ方は
ヘッダーまたはフッターで入力したい部分をクリック。
ヘッダーフッターツールが出てきます。
ページ番号をクリックして、スラッシュを入力。
次にページ数のボタンをクリックすると、
○/○というページ表示ができます。
ヘッダーとフッターの以外な使いみちとしては、
統計データやグラフなどを配布する時に
ヘッダーやフッターに注釈を書き込んで使ったり、
先生へのお手紙欄としても使えます。
印刷範囲を指定したい
印刷用のためだけに別のリストを作るのも面倒ですよね。
そんな時は印刷範囲の指定を使います。
印刷したい部分だけを選択し、
ページレイアウトの印刷範囲をクリック、
印刷範囲の設定をクリックします。
すると、選んだ部分だけが印刷されます。
余白を調節したい
印刷プレビューボタンから余白を調節できます。
標準、広い、狭いなどデフォルトで選べる設定があります。
ただし、この設定では、左側があいてしまったり、
用紙の中央に印刷されないというデメリットもあります。
そこで、”狭い”の少し下、
ユーザー設定の余白をクリックします。
ここでは、数値を自分で入力して、好みの設定にできます。
例えば、右側に手書きで書き込みたい場合は
右の余白を多めにすると便利です。
余白をなくすこともできます。
ページの中央に配置したい場合は
水平方向、垂直方向にチェックを入れておきます。
おまけ
ブック全体を印刷したい時は
印刷プレビューの設定から
ブック全体を印刷をクリックします。
作業中のシートだけでなく、
ブックに保存されたシートが一括で印刷できて楽です。
さて、久しぶりにエクセルの記事を作ってみました。
いかがだったでしょうか。
何かの参考になれば幸いです。